Estas condiciones aplican al uso de AutoCita, AutoVentas y las automatizaciones a la medida ofrecidas por AutomatIA. Al contratar o usar el servicio, aceptás lo indicado en este documento.
AutomatIA es un servicio operado por 3102964957 S.R.L., sociedad constituida en Costa Rica, bajo las marcas comerciales AutomatIA, AutoCita y AutoVentas. Para consultas sobre estas condiciones, escribinos a soporte@automatiaai.com.
El servicio está dirigido a negocios y profesionales. Para contratarlo debés ser mayor de edad y tener capacidad legal para obligar al negocio que representás. La cuenta es responsabilidad del titular que la contrata.
Al contratar el servicio se crea una cuenta a nombre del negocio. El titular es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales, de las personas a las que da acceso y de la actividad que ocurra bajo su cuenta. Avisanos de inmediato si sospechás de un acceso no autorizado.
La plataforma incluye un asistente de inteligencia artificial denominado Sara, que opera a través de WhatsApp y que, por instrucción del paciente o del usuario autorizado, puede apoyar la gestión de la clínica y ejecutar acciones tales como agendar, reprogramar o cancelar citas, consultar disponibilidad de horarios, enviar recordatorios y responder preguntas sobre los servicios de la clínica. El asistente funciona mediante un modelo de lenguaje provisto por un tercero (OpenAI) y, para operar, procesa el contenido de la conversación, datos del paciente necesarios para identificarlo y agendarlo (nombre, teléfono, cédula cuando aplique) y la información de agenda de la clínica.
a) Naturaleza de ayuda: las respuestas y acciones del asistente constituyen una ayuda para la gestión de citas y pueden contener errores o resultados inesperados. La clínica y el paciente deben revisar la información entregada por el asistente, en especial la confirmación de fecha, hora y doctor asignado. La clínica es responsable de las acciones ejecutadas a través del asistente conforme a la configuración de horarios, doctores y servicios que ella misma definió en la plataforma.
b) Ausencia de garantía: el proveedor no garantiza la exactitud, disponibilidad ni los resultados del contenido generado por el asistente, sin perjuicio de las responsabilidades que la legislación de protección al consumidor no permita excluir.
c) Sin ejercicio de la medicina ni criterio clínico: el asistente no brinda diagnóstico, criterio médico ni recomendaciones de tratamiento; su función se limita a la gestión administrativa de citas y comunicación con el paciente. Cualquier consulta o inquietud de salud del paciente debe ser atendida por el profesional de salud correspondiente, no por el asistente.
d) Tratamiento por el proveedor de inteligencia artificial: los datos necesarios para el funcionamiento del asistente pueden ser tratados por el proveedor de inteligencia artificial fuera de Costa Rica. Dicho tratamiento y la transferencia internacional correspondiente se rigen por la cláusula de Protección de Datos Personales y por la Ley N.° 8968.
e) Canal de mensajería: la comunicación con el asistente se realiza a través de WhatsApp Business Platform, operada por Meta, sujeta además a las políticas propias de dicha plataforma. El proveedor no controla ni responde por interrupciones del servicio de mensajería atribuibles a Meta.
La plataforma incluye un asistente de inteligencia artificial denominado Lucía, que opera a través de WhatsApp y que, por instrucción del cliente o del negocio, puede apoyar la gestión comercial y ejecutar acciones tales como mostrar el catálogo de productos, tomar pedidos, registrar apartados y abonos, informar el estado de una entrega y responder preguntas sobre los productos o servicios del negocio. El asistente funciona mediante un modelo de lenguaje provisto por un tercero (OpenAI) y procesa el contenido de la conversación, datos del cliente necesarios para gestionar el pedido (nombre, teléfono, dirección de entrega cuando aplique) y la información de catálogo, precios e inventario del negocio.
a) Naturaleza de ayuda: las respuestas y acciones del asistente constituyen una ayuda para la gestión de pedidos y pueden contener errores o resultados inesperados. El negocio y el cliente deben revisar la información entregada por el asistente, en especial precios, cantidades y el estado de pago de un pedido. El negocio es responsable de las acciones ejecutadas a través del asistente conforme al catálogo, precios y reglas de apartado/abono que él mismo configuró en la plataforma.
b) Ausencia de garantía: el proveedor no garantiza la exactitud, disponibilidad ni los resultados del contenido generado por el asistente, sin perjuicio de las responsabilidades que la legislación de protección al consumidor no permita excluir.
c) Confirmación de acciones sensibles: el negocio debe confirmar y supervisar las acciones de carácter sensible ejecutadas a través del asistente, tales como el registro de un abono, la cancelación de un pedido o cambios en el catálogo, aunque estas puedan iniciarse por instrucción del asistente.
d) Tratamiento por el proveedor de inteligencia artificial: los datos necesarios para el funcionamiento del asistente pueden ser tratados por el proveedor de inteligencia artificial fuera de Costa Rica, conforme a la cláusula de Protección de Datos Personales y a la Ley N.° 8968.
e) Canal de mensajería: la comunicación con el asistente se realiza a través de WhatsApp Business Platform, operada por Meta. El proveedor no controla ni responde por interrupciones del servicio de mensajería atribuibles a Meta.
Al usar el servicio te comprometés a no:
El panel incluye una bandeja de mensajes (inbox) desde la cual el personal del cliente puede leer las conversaciones y responder directamente a pacientes o clientes por WhatsApp, desde el número conectado a la cuenta. Los mensajes que una persona escribe y envía desde la bandeja no los genera el asistente de inteligencia artificial: son comunicaciones propias del cliente, y el cliente es el único responsable de su contenido y de sus consecuencias.
El cliente se compromete a hacer un uso responsable de la bandeja y a que las personas a las que da acceso también lo hagan. En particular:
AutomatIA no revisa ni supervisa los mensajes que el personal del cliente envía desde la bandeja, y no responde por su contenido.
El panel incluye una herramienta para crear imágenes para publicar en redes sociales (por ejemplo, afiches de productos o servicios) a partir de la información que el propio cliente elige: textos, precios, descripciones, fotografías, logotipos y colores. La herramienta solo da formato a lo que el cliente decide; el contenido de cada imagen queda bajo la supervisión y la responsabilidad exclusiva del cliente.
El cliente debe revisar cada imagen antes de publicarla y se obliga a que:
AutomatIA no revisa, aprueba ni publica estas imágenes, y no es editor ni responsable de su contenido ni de lo que el cliente decida publicar con ellas.
El incumplimiento de esta sección puede derivar en la suspensión inmediata de la cuenta.
Cuando el cliente carga o procesa datos de sus propios pacientes o clientes a través de la plataforma, el cliente es el responsable de esos datos: debe contar con la base legal y el consentimiento necesarios para tratarlos, y debe informar a esas personas sobre el uso de un asistente automatizado por WhatsApp. AutomatIA actúa como proveedor de la herramienta que procesa esa información por cuenta del cliente.
En el caso de datos de salud tratados a través de AutoCita, la clínica es la responsable del expediente clínico y de cumplir la normativa aplicable en Costa Rica. Ver nuestra Política de Privacidad.
Pacientes menores de edad: cuando el paciente sea menor de edad, la clínica y el profesional de salud tratante deben obtener, antes de registrar sus datos o su información de salud en la plataforma (incluidos el expediente, las notas clínicas, el odontograma y las notas de audio), la autorización de su padre, madre o representante legal, y conservar constancia de ella. Esa autorización debe cubrir también la comunicación con la clínica por WhatsApp y el uso del asistente automatizado. Se recomienda que el número de teléfono registrado sea el del padre, madre o representante legal, y que las citas y la información del menor se coordinen con esa persona. AutomatIA no verifica la edad de los pacientes ni la existencia de esa autorización: obtenerla y conservarla es responsabilidad de la clínica.
El tratamiento de datos personales se rige por la Ley N.° 8968, Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, y su reglamento, bajo la supervisión de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).
Consentimiento informado (artículo 5 de la Ley N.° 8968): al aceptar estos Términos, usted otorga su consentimiento expreso e informado para que el proveedor recolecte y trate los datos personales necesarios para prestar el servicio (datos de cuenta, de contacto, de facturación y de uso de la plataforma). La finalidad del tratamiento es operar la plataforma, gestionar la cuenta y la suscripción, cumplir obligaciones legales y brindar soporte.
Usted, como titular de los datos, tiene derecho de acceso, rectificación, actualización, eliminación y revocación del consentimiento, los cuales puede ejercer escribiendo a soporte@automatiaai.com. Respondemos esas solicitudes en un máximo de 10 días hábiles.
Encargados y proveedores (subencargados): para prestar el servicio, el proveedor se apoya en terceros que tratan datos por su cuenta, entre ellos, por categorías: el proveedor del modelo de inteligencia artificial (OpenAI); el proveedor de base de datos e infraestructura (Supabase); el proveedor de alojamiento de la aplicación (Railway); el proveedor de mensajería WhatsApp Business Platform (Meta); el proveedor de envío de correo transaccional (Resend); y los proveedores de almacenamiento de archivos e imágenes (incluidas notas de audio, cuando aplique). Varios de estos proveedores pueden encontrarse fuera de Costa Rica; en tal caso, la transferencia internacional de datos se realiza conforme a la Ley N.° 8968. El proveedor procura que dichos terceros apliquen medidas de protección adecuadas.
Ubicación y transferencia de los datos: los datos pueden ser alojados y tratados en infraestructura ubicada fuera de Costa Rica. Cuando el tratamiento ocurra fuera del país, el proveedor adoptará medidas razonables para que la transferencia internacional se realice conforme a la Ley N.° 8968.
Conservación: el proveedor conserva los datos mientras la cuenta esté activa y durante los plazos que exija la legislación tributaria, mercantil, de protección de datos y, en el caso de AutoCita, la normativa de expediente clínico aplicable. Tras la terminación, usted podrá solicitar una copia de sus datos dentro de los treinta (30) días naturales siguientes; vencido ese plazo, el proveedor podrá eliminarlos, salvo aquellos que deba conservar por obligación legal.
Incidentes de seguridad: el proveedor aplica medidas de seguridad razonables para proteger los datos y, en caso de un incidente que los afecte, actuará y notificará conforme a la legislación aplicable.
Cuando la clínica o el negocio trate datos personales de sus propios pacientes o clientes a través de la plataforma, actúa como responsable de dicha base de datos y se obliga a cumplir la Ley N.° 8968 frente a esos titulares, así como a contar con la base de legitimación que corresponda — incluido, en AutoCita, el consentimiento expreso para datos sensibles de salud mencionado arriba.
Ver también nuestra Política de Privacidad.
Trabajamos para mantener el servicio disponible de forma continua, pero no garantizamos que esté libre de interrupciones. El servicio depende de infraestructura de terceros (entre otros, Meta / WhatsApp Business Platform, Supabase y Railway), y una falla o cambio de política en esos proveedores puede afectar su funcionamiento. Podemos realizar mantenimientos programados, avisando con antelación cuando sea posible. No respondemos por interrupciones causadas por caídas de internet, cortes eléctricos, fallos de terceros (Meta / WhatsApp, Supabase, Railway, OpenAI, n8n, Vercel, entre otros) ni por otros eventos fuera de nuestro control razonable (fuerza mayor).
Instalación: la instalación y activación del servicio toma hasta 15 días, porque depende de procesos de verificación de Meta / WhatsApp que no controlamos. La mensualidad se cuenta desde que el servicio queda activo (número conectado y prueba en vivo hecha).
Los precios de los planes de suscripción se muestran en la plataforma antes de la contratación, expresados en dólares de los Estados Unidos de América (USD). Cada plan incluye una cantidad de conversaciones/mensajes de WhatsApp mensuales conforme al detalle publicado. El uso que exceda dicho límite en un mes se factura como cargo adicional en el siguiente ciclo de facturación, según la tarifa vigente informada en la plataforma. Si la cuenta se cancela antes de que ese cargo adicional se facture, dicho excedente se cobra de forma separada al momento de la cancelación.
El cobro se realiza de forma anticipada y periódica según el plan elegido, a través del medio de pago que el proveedor tenga habilitado en la plataforma en cada momento. El proveedor no almacena los datos completos de la tarjeta; dichos datos son tratados por el proveedor de pagos conforme a sus propias políticas de seguridad.
Renovación automática: salvo que se cancele antes de la fecha de renovación, la suscripción se renueva automáticamente por períodos iguales, al precio vigente en ese momento. Cualquier modificación del precio aplicable a futuras renovaciones se comunicará con al menos 15 días naturales de antelación, conforme a la Ley N.° 7472, de manera que el cliente pueda cancelar antes de que surta efecto, sin necesidad del preaviso de cancelación.
Atraso en el pago: a los 10 días naturales de atraso, previo aviso por correo, se suspende el asistente automático (los datos se conservan) y se reactiva al pagar; a los 30 días de atraso podemos terminar el contrato. Por defecto no se cobran recargos adicionales.
Salvo por el derecho de retracto que corresponda conforme al artículo 40 de la Ley N.° 7472, los montos del período ya pagado no son reembolsables. Si el cliente cancela con el preaviso indicado en la cláusula 12, la cancelación surte efecto al finalizar el período de facturación en curso, con acceso al servicio hasta esa fecha; el cobro continúa hasta que la cancelación se haga de manera formal y por escrito.
Para conectar la API oficial de WhatsApp, Meta exige verificar el negocio con documentos legales. Por ese trabajo de activación, AutomatIA cobra un cargo único de set up, más IVA, por el monto indicado en la orden de servicio, cotización o página de precios vigente al momento de contratar. Se cobra una sola vez y es independiente de la mensualidad.
Qué incluye: guía y revisión de los documentos del negocio, acompañamiento en el proceso de verificación ante Meta, conexión del número de WhatsApp, configuración de la plataforma y prueba en vivo con el Cliente.
Qué no incluye: los costos que Meta cobre por el uso de WhatsApp, ni la garantía de que Meta apruebe la verificación: esa decisión le corresponde a Meta.
Reembolso: el set up no es reembolsable una vez iniciado el proceso de activación, aunque Meta rechace o demore la verificación por causas que no dependan de AutomatIA. Si la activación se retrasa porque el Cliente no entrega a tiempo la información, los documentos o los accesos que le corresponden, ese tiempo no es retraso de AutomatIA.
En la modalidad AutoVentas Lite no se tramita verificación ante Meta; su set up cubre la configuración inicial de la tienda y del catálogo y se cobra de la misma forma, una sola vez.
El módulo de facturación electrónica es un complemento opcional del plan contratado. Cuando esté habilitado, la plataforma permite generar, firmar y enviar ante el Ministerio de Hacienda los comprobantes electrónicos correspondientes (factura electrónica, tiquete electrónico y nota de crédito, según aplique).
Condición de emisor: la clínica o el negocio es el emisor y responsable tributario de los comprobantes generados desde su cuenta. Es su obligación estar inscrito ante el Ministerio de Hacienda en el régimen y actividad económica que corresponda, y mantener su información fiscal actualizada. La aceptación o el rechazo de un comprobante es una decisión de los sistemas del Ministerio de Hacienda, ajena al proveedor.
Credenciales y llave criptográfica: para emitir comprobantes, el cliente debe suministrar y mantener vigente su llave criptográfica y las credenciales de acceso a los sistemas del Ministerio de Hacienda. El proveedor las almacena cifradas y las utiliza únicamente para firmar y enviar los comprobantes de esa cuenta.
El proveedor no asume responsabilidad por las obligaciones tributarias propias de la clínica o del negocio.
Podés cancelar el servicio escribiendo a soporte@automatiaai.com, con al menos 15 días naturales de anticipación al siguiente ciclo de cobro. Podemos suspender o cancelar una cuenta que incumpla estas condiciones, o cuando lo exija una autoridad competente o un proveedor del que dependa el servicio. Es responsabilidad del cliente respaldar o exportar su información antes de cancelar; tras la cancelación conservamos sus datos 30 días naturales (ver cláusula 08) y aplica lo indicado en nuestra página de eliminación de datos.
Suspensión o bloqueo del número por Meta / WhatsApp: si es por culpa del cliente (spam, mensajes no autorizados o incumplir las políticas de WhatsApp), no hay reembolso, el cobro continúa hasta la cancelación formal y no estamos obligados a restituir la cuenta. Si es por una causa atribuible a AutomatIA, ayudamos con la apelación y, si el servicio queda inoperante más de 7 días corridos, el cliente recibe un crédito proporcional por los días sin servicio. Si es decisión de Meta sin culpa de ninguna parte, no hay crédito, pero acompañamos la apelación.
La plataforma, su código, diseño, marcas y documentación son propiedad de 3102964957 S.R.L. El contrato no transfiere esos derechos al cliente. Los datos que el cliente carga en la plataforma siguen siendo del cliente.
El servicio se presta tal cual. En la medida permitida por la ley, no respondemos por lucro cesante ni por daños indirectos derivados del uso o de la imposibilidad de usar el servicio. Nuestra responsabilidad total se limita a lo pagado por el cliente en los 3 meses anteriores al hecho que originó el reclamo. Tampoco respondemos por incumplimientos causados por fuerza mayor ni por fallos de terceros (ver cláusula 09). Nada en estas condiciones limita la responsabilidad que no pueda excluirse legalmente.
El asistente automatizado puede cometer errores. El cliente es responsable de supervisar su operación y de verificar la información crítica, en particular la relacionada con citas médicas y con datos de salud.
Podemos actualizar estas condiciones. Cuando el cambio sea relevante, lo comunicaremos a los clientes activos con al menos 15 días naturales de antelación. La fecha de publicación de la versión vigente aparece al inicio de esta página, y en tu panel podés ver la fecha en que la aceptaste.
Estas condiciones se rigen por las leyes de la República de Costa Rica, y antes de acudir a los tribunales las partes intentarán resolver la disputa por negociación directa por escrito durante 15 días naturales y, de no resolverse, por mediación ante un centro de conciliación autorizado en Costa Rica; si tampoco se resuelve, se someterá a los tribunales competentes de San José, Costa Rica. Si estas condiciones se traducen a otro idioma, prevalece la versión en español.
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